Archiefkast organiseren met deze 4 tips
Een netjes archief begint met de juiste kast. Kies je voor hangmappenkasten, roldeurkasten, brandveilige kasten of iets stijlvols? Belangrijk is dat de kast aansluit bij wat jij nodig hebt, of je nu belangrijke papieren veilig moet bewaren of dat het mooi moet staan in je (thuis)kantoor. En als je de perfecte kast hebt gevonden bij de Archiefkastspecialist, is het tijd om alles netjes te ordenen. Hier zijn 4 handige tips!
Bepaal een archiveersysteem
Een archiefkast zonder goed systeem is net zoiets als een puzzel die stukjes missen. Je moet namelijk op zoek gaan naar een systeem dat goed werkt voor jou. Doe dit voordat je begint. In principe moet het duidelijk en altijd hetzelfde zijn voor iedereen die de kast gebruikt. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Zo kun je alles op alfabet, nummer, thema of per project orden. Wat past bij jou?
Gebruik de juiste accessoires
Naast een goede archiefkast maken de spullen die je erin gebruikt ook een groot verschil. Je kunt bijvoorbeeld met hangmappen, ordners, bakjes voor in de laden en extra planken alles netjes opbergen. Label ook alles goed, zodat je meteen weet wat waar ligt. Op die manier hoef je ook niet altijd rond te zoeken naar de dingen die je nodig hebt. Je kunt hiervoor bepaalde stickers gebruiken, maar kleuren doen het ook vaak goed. Kijk naar iets dat bij je past en gebruik het consistent om het overzicht te bewaren.
Sorteer en organiseer bestanden
Wil je je archiefkast echt netjes houden? Ga dan regelmatig door je bestanden heen en ruim op! Gooi weg wat je niet meer nodig hebt. Als je streng bent over wat je bewaart, blijft je archiefkast netjes en makkelijk te gebruiken. Zo zullen er waarschijnlijk documenten of offertes zijn die een tijd geleden zijn binnengekomen maar die je niet meer nodig hebt. Er zullen ook altijd documenten zijn die je wel moet bewaren, zoals oprichtingsaktes of bepaalde contracten.
Houd je archief bij
De laatste tip is om je archief regelmatig een update en schoonmaakbeurt te geven. Maak er een gewoonte van om af en toe je archiefkast opnieuw in te delen en papieren die je niet meer nodig hebt weg te doen. Zo blijft je archief altijd bij de tijd en makkelijk in gebruik. Met deze vijf tips verander je een rommelige kast vol papieren in een nette, georganiseerde plek voor al je belangrijke documenten.
Afbeelding van Ulrike Mai via Pixabay
